Piloter et valoriser son capital en 2025, ça veut dire quoi pour les avocats et les juristes ?
« Une des manières la plus sûre et pérenne de piloter son capital est de concentrer son activité sur la relation client, soit entre l’entreprise et son conseil juridique, ainsi qu’entre l’entreprise et ses actionnaires. Pour cela, il est impératif de pouvoir réduire le temps passé sur les tâches répétitives et administratives de recherche, relecture, classement, rangement etc.
Donc cela passe forcément par des outils bureautiques performants. Aujourd’hui on a la chance d’avoir un bassin français de LegalTech, comme on peut le voir dans des événements tels que les rendez-vous des transformations du droit, donc d’entreprises spécialisées dans les technologies juridiques, qui vont nous apporter les solutions dont nous avons besoin pour notre métier.
On a besoin de fidéliser les clients certes, mais également les collaborateurs, et cela passe notamment par une modernisation du cabinet ou de la direction juridique, et dans ce contexte, les outils digitaux sont indispensables.
Quels sont les outils que vous recommandez aux directions juridiques et aux avocats ?
Évidemment un outil de signature électronique, c’est la base pour commencer. Ensuite un outil de gestion de cabinet comme Lexis Poly par exemple, pour la facturation, la rédaction d’actes, etc. Cela va permettre de centraliser les actions administratives sur un seul logiciel.
Quel est le déclic chez les avocats ou les directions juridiques pour passer aux registres dématérialisés ?
Le déclic va souvent être amené par l’un de ces trois cas :
Une demande qui vient des clients,
Une recommandation de confrères,
Une demande des collaborateurs
On utilise presque tous aujourd’hui des outils de signature électronique, comme Yousign ou Docusign par exemple. C’était quelque chose qui n’était pas ancré dans le métier il y a bientôt une dizaine d’années, quand le règlement européen eIDAS est entré en application en 2016, mais c’est devenu indispensable.
Donc de plus en plus d’aspects du milieu juridique vont se transformer et la tenue des registres en fait partie.
Pour vous, quels sont les avantages et les inconvénients des registres dématérialisés ?
C’est beaucoup plus pratique d’avoir un dossier digital, rempli, classé, que des feuilles volantes dans un dossier papier qui potentiellement prend la poussière.
On a une transmission aux actionnaires qui est beaucoup plus rapide et fluide. Et par ce biais, la relation client en est améliorée. Le client obtient rapidement son document, comme il aurait pu le faire dans un autre contexte hors juridique : c’est simplifié avec le digital.
Là où on peut rencontrer des difficultés, c’est sur la mise en place et les changements de procédures au sein de son équipe. Quand on ouvre un registre pour une nouvelle société, c’est très simple tout est fait en digital dès le début. Mais quand on a de l’existant en papier, on se pose toujours la question de savoir si c’est pertinent de changer de format. Pour rappel, on n’a pas besoin de numériser l’intégralité de l’historique pour passer en registre dématérialisé. On peut avoir un registre papier historique, et poursuivre en digital.
Et en dernier point, c’est la conduite du changement. Les collaborateurs doivent s’adapter au nouveau système de fonctionnement, aux nouvelles procédures, etc. C’est d’ailleurs pour cette raison qu’il est important d’inclure les équipes dans ce type de projet, ainsi que nommer un responsable parmi les collaborateurs.
Je précise tout de même que les jeunes diplômés sont beaucoup plus enthousiastes à l’idée de travailler dans un cabinet ou une direction juridique, qui utilise des outils modernes. Donc, c’est un atout important pour recruter, mais aussi pour lancer la conduite du changement. Les derniers entrants peuvent être les plus aptes à prendre en main les sujets de changement de procédures au sein de l’équipe.
Comment mettre en place efficacement le passage au digital ?
Comme j’ai légèrement commencé à l’expliquer sur la question précédente, mettre en place les registres dématérialisés au sein de son cabinet ou sa direction juridique, demande d’avoir une personne qui mène cette conduite du changement. Que ce soit vous ou une membre de votre équipe, avoir un chef de projet est essentiel.
Dans l’aspect pratique, sur la mise en place, il est possible de commencer par les nouvelles sociétés, celles qui n’ont pas d’existant papier, pour simplifier le lancement.
Puis, pour l’existant papier, on peut changer de format pour la tenue du registre plus tard. Cela ne signifie pas qu’il faille tout numériser à 100%. On saisit les nouveaux mouvements en numériques, qui seront la continuité logique de ce qui a précédemment été fait.
Petit à petit, les usages vont se mettre en place et on n’utilisera plus le papier pour les registres légaux. On progresse et on tend petit à petit vers ce système plutôt que d’effectuer un changement complet et brutal.
