Registre des assemblées générales
Tous vos registres des décisions en ligne en quelques clics :
- Plus rapide
- Plus efficace
- Plus sécurisé.
Tous vos registres des décisions en ligne en quelques clics :
Dématérialisez tous vos registres des décisions et délibérations pour gagner en efficacité
Suite au décret n°2019-1118 du 31 octobre 2019, la tenue des registres des assemblées générales et des autres décisions peut se faire de façon numérique à l’aide de la signature électronique des procès-verbaux et leur horodatage.
Ubikap vous permet de tenir vos registres des assemblées générales ainsi que les autres registres des décisions et délibération de manière conforme à ce décret, disposant ainsi de la même valeur légale que les registres papiers.
Déposez en un clic vos procès-verbaux d’assemblée générale dans votre registre dématérialisé Ubikap, et visualisez directement l’ensemble de vos PV de manière chronologique.
Vous pouvez également y intégrer des documents annexes (feuille de présence, procurations etc.).
Vous disposez déjà d’un registre historique papier ?
Aucun problème, vous avez le choix : repartir facilement de l’existant en registre dématérialisé, sans avoir à saisir l’intégralité de l’historique, ou laisser nos équipes de juristes reprendre l’historique pour vous.
Vos registres sont à portée de main à tout moment, dans votre espace sécurisé, ou bien pour consultation externe :
Besoin de gérer vos assemblées générales ?
Notre solution incorpore la gestion des assemblées générales de A à Z en plus de son registre dédié.
Dans votre registre dématérialisé Ubikap, visualisez directement les statuts de signature électronique de vos PV pour vous assurer de la conformité du registre, et faîtes signer électroniquement les PV facilement depuis la plateforme, avec nos partenaires.
Ubikap a intégré dans sa solution des liaisons directes avec les 3 connecteurs les plus utilisés dans le secteur
Yousign vous permet de faire signer tous vos documents juridiques en quelques clics depuis la plateforme.
Le connecteur Docusign intègre la signature électronique dans vos registres pour validité légale.
La signature électronique des experts-comptables, jesignexpert.com à disposition.
Pourquoi la tenue d’un registre des assemblées générales est-elle imposée par la réglementation ?
L’article 1838 du Code Civil impose la tenue du registre des assemblées générales afin de garantir la transparence et la traçabilité des décisions prises au sein des sociétés, qu’elles soient commerciales ou civiles. Il retrace toutes les délibérations et décisions prises au sein de la société, éléments essentiels pour instaurer une bonne gouvernance de celle-ci.
Le procès-verbal de l’assemblée générale doit contenir :
Il doit être impérativement signé par le président et secrétaire de l’assemblée générale.
Le registre quant à lui, doit obligatoirement contenir les procès-verbaux des assemblées générales, mais il peut également disposer de tout document supplémentaire pour attester des délibérations et décisions prises : feuilles de présence, convocations, décisions écrites, rapports financiers ou rapports du commissaire aux comptes.
Le registre des assemblées générales au format papier doit être coté et paraphé au Greffe du Tribunal de Commerce. Cette formalité vise à garantir l’authenticité et la fiabilité des documents, en empêchant toute falsification.
Au format numérique, la cote et le paraphe ne sont pas nécessaires. Pour remplacer ce processus, les procès-verbaux intégrés au registre doivent être signés avec la signature électronique avancée, en respectant l’article 26 du règlement eIDAS (règlement (UE) n° 910/2014).
Le registre des AG au format papier doit être coté et paraphé au Greffe du Tribunal de Commerce dès la création de la société. Les procès-verbaux doivent être imprimés sur des feuillets mobiles, et être ajoutés chronologiquement au registre à chaque nouvelle assemblée. Son stockage est encombrant et coûteux. Il est difficile d’accès en cas de besoin urgent, notamment de contrôle, et peut être sujet à des pertes, des erreurs humaines ou à des dommages.
Le registre des AG au format numérique demande quant à lui d’investir dans une solution digitale juridique, mais dont le coût ne sera jamais aussi coûteux que le stockage physique des registres au format papier.
Il demande cependant à respecter les normes de conformité juridique digitale ainsi que les normes de cybersécurité, et d’être sensibilisé aux potentielles évolutions de ces directives. Le registre dispose également d’une meilleure accessibilité et d’une plus grande sécurité quant aux informations sensibles qu’il détient.
L’absence de registre des assemblées générales peut entraîner des difficultés probatoires. Sans ce document, il est difficile de prouver les décisions prises lors des assemblées, nuisant ainsi à la gestion et gouvernance de la société.
En cas de litige, les actionnaires peuvent contester la légitimité des décisions prises, ce qui peut entraîner des actions judiciaires.
Celles-ci peuvent inclure des actions en nullité des décisions prises, des demandes de dommage-intérêts, des actions en responsabilité contre les dirigeants, ou bien une saisine du tribunal compétent.
La dématérialisation du registre des AG présente plusieurs avantages significatifs pour les entreprises :
Simplification des démarches administratives,
Gain de temps et d’efficacité,
Accessibilité et transparence,
Réduction des coûts,
Conformité légale,
Sécurité des données.
En somme, la dématérialisation du registre des assemblées générales présente désormais plus d’avantages que le registre papier, notamment grâce l’optimisation des délais et de l’efficacité opérationnelle, en plus d’une accessibilité et transparence renforcées.
- Choix du type de registre des délibérations et décisions - Reprise de l'existant au choix - Import du PV
- Signature électronique avancée conforme aux directives eIDAS - Valeur juridique conforme - Suivi des signatures
- Enregistrez la mise à jour de votre registre - Coffre-fort numérique - Données sécurisées et inviolables
- Accès sécurisés à la plateforme - Export du registre conforme - Efficacité en cas de contrôle
